深圳市财政委员会关于2018年度社会采购代理机构专项检查情况的通报

  深财购〔20191

各社会采购代理机构:

  根据《中华人民共和国政府采购法》、《深圳经济特区政府采购条例》以及《财政部关于2018年开展全国政府采购代理机构监督检查工作的通知》有关要求,我委于2018109日至111日,对有关社会采购代理机构(以下简称代理机构)进行了监督检查。本次检查对象为2017年代理我市政府集中采购项目的18家代理机构,具体包括:中国远东国际招标公司驻深圳办事处、友和保险经纪有限公司、中信国际招标有限公司、深圳市建星项目管理顾问有限公司、深圳市华昊咨询技术有限公司、深圳市中正招标有限公司、中国机械进出口(集团)有限公司、深圳市裕明财务咨询有限公司、深圳市国际招标有限公司、深圳市振东招标代理有限公司、广东采联采购科技有限公司、深圳市综合交通设计研究院、广东三方诚信招标有限公司、深圳市国信招标有限公司、深圳中邦国际工程科技顾问有限公司、深圳市深水水务咨询有限公司、深圳市龙达招标有限公司、深圳市东方招标有限公司。现将检查情况通报如下:

  一、基本情况

  本次专项检查分为单位自查和现场检查两个阶段进行,201888日我委印发通知,要求各代理机构对照2017年社会采购代理机构项目自查表》内容逐条进行自查,在此基础上,我委通过“双随机”的方法组成检查组,抽取了18家代理机构共计540个项目(每家代理机构抽查30个项目)档案,开展现场检查。检查的内容主要包括:评标场地、项目招标和中标信息公告、采购文件合法性、采购方式核准、档案管理、财务制度、保证金退还及质疑答复处理等情况。检查组通过听取汇报,实地查看档案及录音录像设备,对照各类印证材料进行综合评议,对采购项目中存在的问题,有针对性地提出检查意见。

  从检查情况来看,各代理机构对此次检查均较为重视,能够对照检查要求进行自查,并提交自查报告,积极主动配合检查。各机构的档案管理、人事制度较为健全,招标评审程序运行较为规范,录音录像设施配备基本到位,项目负责人均能有效参与项目实施,能在项目招标各环节做到有档可查。主要体现在:

  (一)组织管理方面。各机构均明确了岗位设置及职责分工,成立了招标主管团队,如深圳市国信招标有限公司设立了三个招标业务部门,广东三方诚信招标有限公司设有专职人员18人,9名以上人员具有中级及以上专业技术职务任职资格,保障了招标程序正常有效运行。大多数机构重视人员配备,由副董事长(副总经理)担任业务负责人,专职负责招标业务,建立了员工考评激励机制,推行绩效目标管理,使工作任务和责任更加明确、具体。

  (二)制度建设方面。各机构都建立了档案管理、评审纪律等规章制度,深圳龙达招标有限公司单独制定了《消防安全管理制度》,确保紧急情况下的档案安全。深圳中邦国际工程科技顾问有限公司制定了《政府采购评审专家使用管理办法》及《开评标专家现场十不准》,规范专家评审纪律。

  (三)信息公开方面。各机构均按照《财政部关于进一步做好政府采购信息公开工作有关事项的通知》(财库〔201786号)规定,对招标公告、招标文件、中标结果予以公告,实现了政府采购项目的全过程信息公开。

  二、检查发现的主要问题

  检查组按照检查方案,重点对节资率1%以下、供应商得分存在较大分差以及预算金额200万元以上的项目进行调档抽查,项目类别涵盖货物类、服务类和工程类。检查发现主要存在如下问题:

  (一)关于招标文件编制。

  1.评审因素设置不够合理。如深圳市华昊咨询技术有限公司组织的某局信息采集应用及网络系统维护采购项目,将“投标人是否受过环保主管部门行政处罚”作为评分因素。该项目为系统维护项目,与此评分项关联度不大,且是否受行政处罚应作为投标的资格门槛,此评分项设置存在明显不合理之处。此外,部分项目选择性将“企业纳税”、“企业注册资本金”、“人员规模”作为评分项,如深圳市建星项目管理顾问有限公司组织的某单位设备购置及维护项目、某单位白蚁(红火蚁)防治服务项目,违反了《政府采购促进中小企业发展暂行办法》(财库〔2011181号)关于“政府采购活动不得以注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等供应商的规模条件对中小企业实行差别待遇或者歧视待遇”的规定。

  2.未严格执行政府采购政策。根据财政部《政府采购促进中小企业发展暂行办法》(财库〔2011181号)规定:“采购人、采购代理机构在采购文件中必须明确对小型或微型企业产品的价格给予6%10%的扣除,用扣除后的价格参与评审”。检查发现,部分项目招标文件无小微企业价格扣除的规定,如深圳市华昊咨询技术有限公司组织的某医院彩色多普勒超声系统采购项目,无小微企业价格扣除的内容,虽然招标实施过程中没有小微企业参与投标,不没有影响中标、成交结果,但采购文件未严格执行政府采购相关政策,存在一定瑕疵,有待进一步规范。

  3.采购项目信息公告内容不完整。代理机构发布的招标公告未按要求提供项目的简要技术要求信息,不少项目的招标公告、中标公告未按要求提供采购人地址信息,与财政部《政府采购信息公开工作有关事项通知》(财库〔2015135号)的相关要求不符,如中信国际招标有限公司深圳分公司组织的某单位行业监管技术服务项目、某局网站平台和英文渠道建设项目等。

  4.招标文件编制质量有待提高。检查发现,一是招标文件编制不够规范,如中国机械进出口(集团)有限公司组织的某单位医疗器械实验室超声弹性成像体膜及附件等采购项目,招标公告未列明简要的技术要求,招标文件未附合同版本,仅包含主要条款。二是评分权重设置不合理,如深圳市深水水务咨询有限公司组织的某单位新址日常生活用品采购,共采购75类日用品,设置重要参数指标达110项,每项评分权重达20%,导致该项目投标供应商一家技术分满分,另两家得0分,评分权重设置涉嫌排斥潜在供应商。三是个别项目招标文件所附合同模板与项目类型不符,如深圳市深水水务咨询有限公司组织的某水库一级水源保护区管理项目,招标文件所附合同模板为货物类,而该项目实际为服务类。

  (二)关于专家评审纪律。

  1.部分代理机构未严格落实专家评审纪律。评标委员会签到表没有对应的项目名称和编号,专家评审现场未禁止携带通讯设备,专家评审纪律松散、评标中断的现象时有发生。如广东三方诚信招标有限公司组织的某单位数据集中管理平台采购项目等。

  2.部分代理机构评标现场录音录像设备效果不佳。部分录像无声音或噪音较大,个别评标录像光盘缺失。如广东三方诚信招标有限公司组织的某学校高中太阳能热水扩容改造工程采购项目等。

  3.专家漏签名现象频出。通过对评审专家的评分情况进行检查发现,部分项目存在评审专家遗漏签名的情况。如深圳市中正招标有限公司组织的某单位气质联用仪项目等。

  (三)关于档案管理。

  1.资料内容不齐全。本次抽检的项目档案中,部分项目评标授权书未写明项目编号或评标授权书的签字处及日期空白,如深圳市综合交通设计研究院组织的某医院婴儿培育箱项目等;部分项目档案投标人法定代表人资格证书及授权委托书中无身份证号或未见后附身份证复印件,如广东三方诚信招标有限公司组织的某单位食堂管理服务项目等。

  2.档案保管较为混乱。检查发现,部分代理机构存在项目档案未进行分类整理、编号及归档、档案中文件缺失等问题。在开评标结束后,项目人员未及时对相关招、投标文件等进行归档,或未及时对相关文件进行整体装订,导致招投标文件存放较为混乱,甚至个别资料缺失。如深圳市综合交通设计研究院“日用品采购”项目等。

  3.评审报告记载事项与事实不符。《评标报告》中记载评审委员会的组成方式与评审委员会的实际组成方式不符。例如深圳市华昊咨询技术有限公司组织的某学校筹备办公室新材料能源工程中心光谱分析仪采购项目,《国内招标评标报告》显示“本次评标委员会由4名专家和1名业主共5名成员构成……从深圳市政府采购中心的专家库中随机抽签产生4名专家评委,具体名单详见‘项目评委名单’”。但是查看《专家清单》显示共抽取专家5人,未见业主代表,也无业主评标授权书,专家组成情况与评标报告不符。

  4.保证金未及时退还。在代理市本级政府采购项目招标过程中,代理机构根据招标文件中保证金退还信息退还相关供应商的保证金。但少数项目的投标保证金退还存在超期现象,未严格落实“投标保证金应在合同签订后5个工作日内退还中标供应商”的规定。如深圳市振东招标代理有限公司组织的某大楼食堂服务外包项目等。

  (四)关于信息公开。

  1.公示信息不完整。一是中标产品信息不完整,如中国远东国际招标公司驻深圳办事处组织的某检测系统项目,中标公告及中标通知书未见中标产品的品牌及型号描述;二是中标公示内容不完整、无中标人地址、无采购人名称、地址、联系方式、无定标日期,如深圳市深水水务咨询有限公司组织的某单位C臂移动X光机项目等;三是招标公告和中标公告无采购人名称、地址及联系方式,如友和保险经纪有限公司组织的某单位卫生统计大数据分析系统一期项目等。

  2.信息披露有误。部分项目的中标公告信息披露有误,如深圳市华昊咨询技术有限公司组织的某医院新生儿眼底筛查仪采购,中标公告中候选中标商不是参加投标的供应商,经核实为中标公告信息存在笔误。

  (五)关于异常情况上报。

  检查发现,深圳市深水水务咨询有限公司两个项目涉嫌存在违法违规行为,代理机构既没有重新组织采购,也没有将相关情况上报主管部门。一是某单位系统改造及运营维护项目投标文件人员社保情况显示,两家供应商存在人员借用关系,根据政府采购法律、法规,该情况可能存在供应商串通投标的情形,但代理机构依然继续实施采购程序;二是某单位中医证候模拟人项目,供应商投标文件副本封面出现另一投标供应商的名称,评审录像显示有评审专家已怀疑该行为可能涉嫌串通投标,但评审委员会仍采取投票表决方式,决定项目继续实施,代理机构没有将相关情况及时报主管部门。

  三、有关要求

  (一)对照检查结果,全面落实整改。

  本次被检查的18家代理机构应对照上述问题全面落实整改,我委将根据法律法规和相关规定发出整改通知书,请各代理机构提前开展整改工作,确保尽快完成整改,按时反馈结果。请其他代理机构对照上述问题开展自查,及时改进工作中的不足,确保采购组织行为合法、规范。我委将不定期对代理机构开展监督检查,并将检查结果进行通报。

  (二)制定归档标准,提高档案管理水平。

  各代理机构应建立完整的归档资料标准清单,按标准清单归集整理档案,清单应附在档案的首页,以便“按图索骥”,防止归档文件的缺漏。若档案材料中对某项内容没有相应材料,可在清单备注栏标注“无”。对档案文件应编制页码,明确档案管理责任人。有条件的代理机构应引入档案电子化管理手段,档案清单中注明档案资料存储的方式(纸质还是电子),以及存储地址、办理归档状态等。此外,在档案中应增加项目质疑情况,确保质疑文档有据可查,前后完整,流程闭合。

  (三)贯彻新法规,及时更新修订招标文件模板。

  各代理机构应根据《深圳经济特区政府采购条例》、《深圳经济特区政府采购条例实施细则》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《政府采购货物和服务招投标管理办法》(财政部令第87号)等法律、法规、规章以及我市有关文件要求,及时修订更新相关招标文件模板内容,进一步加强招标文件的合法性审查。

  (四)严把质量关,提高招标文件编制水平。

  各代理机构应不断提高招标文件编制水平,剔除与采购需求无关的资格要求,防止设立倾向性、限制性、排他性的评分项;修改招标文件模板,增加落实政府采购政策的内容;认真审查采购需求,避免带有歧义的文字表述;科学合理设置商务需求和技术规格参数,不得照搬照抄产品说明书内容,不得含有指向特定品牌和特定企业的参数内容;合理设置评分权重,避免评分权重集中在少数评分因素中;对于实质性条款应当以星号标识进行标注,不得因非实质性条款将供应商作投标无效处理。

  (五)加强评标现场管理,确保专家评审公平公正。

  各代理机构应进一步修订完善评标现场管理制度和专家评审纪律,加强评标现场管理,维护评标秩序,及时制止和纠正倾向性意见,监督评标委员会依照招标文件规定的评标程序、方法和标准进行独立评审,要求评标委员会按《政府采购货物和服务招投标管理办法》(财政部87号令)第五十八条的规定编写评标报告。对涉嫌违法违规行为应当及时劝阻,对无法劝阻的行为及时作好记录,并向主管部门报告。

  (六)完善公示内容,加大信息公开力度。

  各代理机构应重新审查招标、中标公告信息,依法完善公告信息内容,确保信息披露合法、完整、有效。对采购人和采购代理机构的名称、地址和联系方法,采购项目的名称、预算金额、数量、规格型号,以及采购项目联系人姓名和电话等信息,均应依据《财政部关于进一步做好政府采购信息公开工作有关事项的通知》(财库〔201786号)进行公开。

  特此通报。

          深圳市财政委员会

  201917